Am 29. Oktober erfuhren Finanzfachleute und Geschäftsführer von Alters- und Pflegezentren am Beispiel des Zentrums Eymatt in Nottwil, wie ein digitales Controlling umgesetzt werden kann. Die Referentin Esther Zihlmann, Leiterin Finanzen und Administration, Zentrum Eymatt führte die Teilnehmenden Live durch das neu entwickelte Informationsportal und zeigte auf, welcher Fortschritt damit erreicht werden konnte.
Die Begrüssung und Informationen zur Ausgangslage erhielten die Teilnehmenden von der Geschäftsleiterin Hélène Hunziker. Das Zentrum Eymatt ist eine eher kleine und junge Organisation, das die Bedürfnisse der Bewohner ins Zentrum stellt und gleichzeitig dem finanziellen Druck begegnen muss.
Im Anschluss führte Esther Zihlmann die Teilnehmenden durch das nun Online zur Verfügung stehende Informationsportal. Damit wird das Ziel verfolgt, schnell und gezielt Informationen zu erhalten. Das Portal steht sämtlichen Mitarbeitenden zur Verfügung und bietet Informationen für ihre individuellen Bedürfnisse. Mit dem Telefonverzeichnis findet beispielsweise der Küchenchef rasch die gesuchte Ansprechperson, BESA Einstufungen können abgefragt werden (was mit einer Schnittstelle gelöst wurde) und aktuelle Informationen zu den Finanzen (Zwischenabschluss, KORE, etc.) sind einsehbar. Um spezifische Informationen zur Kostenstelle zu erhalten muss ein/e Bereichsleiter/-in damit nicht mehr die Administration angehen.
Das Tool hatte zur Konsequenz, dass Hindernisse in der Kommunikation reduziert werden und sich die Verantwortlichen vermehrt mit den Zahlen auseinandersetzen, motivierter und interessierter sind. Erstmalig fand ein selbstregulierender und intensiver Budgetprozess statt, welcher die Organisation deutlich weiter bringt.
Das Tool befindet sich noch in der Entwicklung, das Potential ist längst nicht ausgeschöpft und noch sind nicht alle Bedürfnisse gedeckt. Ziel ist es, dass weitere Anspruchsgruppen wie der Verwaltungsrat oder die Gemeinde eine Zugriffsberechtigung mit definierten Rechten erhalten. Damit gilt das Hol-Prinzip und ein PDF Versand erübrigt sich. Auch soll zukünftig eine Mehrjahresplanung (mit History) mit Kommentarfunktion und der Einbezug von Leistungszahlen möglich sein. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass das System personenunabhängig ist (nicht wie bspw. komplexe Excel Tabellen, die eine Erklärung vom Vorgänger bedingen).
Für eine erfolgreiche Implementierung ist es wichtig, alle Anspruchsgruppen von Beginn an zu involvieren. U.a. muss mit dem Netzwerkbetreiber die Datenschutz Voraussetzungen und daraus entstehende Einschränkungen klären.
Einen herzlichen Dank an Hélène Hunziker und das Zentrum Eymatt für die Gastfreundschaft und an Esther Zihlmann für den offenen und spannenden Einblick in ihre Arbeit. Ein weiterer Dank gilt den Teilnehmenden für den offenen Austausch.
