Am 20. Mai 2021 fand bei der Heilsarmee in Zürich der Erfahrungsaustausch zum Thema Optimierung von Finanzprozessen mit einem modernen ERP statt. Der Anlass wurde bereits zuvor am 16. September 2020 bei der Datadynamic AG und am 12. November 2020 online durchgeführt. Aufgrund der hohen Interesse an der Thematik, wurde der Anlass ein drittes mal durchgeführt. Dank der Lockerungen der Corona-Vorschriften konnte der Anlass vor Ort durchgeführt werden und die Teilnehmenden schätzten den persönlichen Austausch sehr. Es wurden viele Fragen gestellt und es gab eine sehr spannende und ergebnisreiche Diskussion zwischen den Referierenden und den Teilnehmenden.
Eine Einführung von einem neuen modernen ERP-System kann rasch sehr komplex und herausfordernd werden. Es zeigte sich, dass die Thematik auf grosses Interesse stösst. Philip Bates, Leiter Organisationsentwicklung bei der Heilsarmee Schweiz und Alexander Hulfeld, Leiter Data Dynamic AG gaben einen Einblick in die Thematik. Das Geschäftsfeld der Heilsarmee Schweiz ist stark dezentralisiert und fragmentiert. Es bestehen je nach Geschäftsfeld unterschiedliche Anforderungen an das finanzielle Reporting von Seiten des Kantons, welche sich auch abhängig vom Kanton nochmals unterscheiden. Philip Bates zeigte auf, wie die Heilsarmee das Projekt anging, was wichtig war von Seiten der Unternehmung und was so ein Projekt für ein Unternehmen dieser Grösse bedeutet. Vor dem Projekt hatte die Heilsarmee viele verschiedene Buchhaltungen und dadurch sehr komplexe Prozesse im Finanzbereich. Die Heilsarmee führte daher eine Vereinfachung rechtlichen und organisatorischen Struktur durch, zentralisierte gewisse Aufgaben bzw. ordnete diese je nachdem an neuen Organisationsteilen an, und führte schlussendlich ein neues modernes ERP-System ein.
Mit veränderten Aufgaben und neuen Prozessen verändert sich für die Mitarbeitenden auch vieles, weshalb ein solches Projekt auch immer ein Change-Prozess ist. Die Mitarbeitenden müssen sich anpassen, und wie bei jedem Change-Prozess gibt es Mitarbeitende, welche diesen Prozess mittragen und voranbringen sowie solche, welche sich damit eher schwertun. Auf dies muss geachtet werden. Von Seiten der Data Dynamic AG wurde betont, dass ein Projekt dieser Grösse und dieser Komplexität auch für einen Provider eine grosse Herausforderung darstellt. Die Data Dynamic konnte jedoch auf Erfahrungen mit anderen NPO zurückgreifen. Danach gab es eine Diskussionsrunde bezüglich soft Faktoren, welche bei einem Projekt einer solchen Dauer und Komplexität auch eine Rolle spielen. Die Diskussionsrunde wurde von Mathias Haller moderiert und die beiden Referenten sowie Karin Haldimann, Leiterin Finanzen & Controlling Heilsarmee Schweiz und Andreas Wiedemer, Buchhalter Buchseegut Köniz nahmen daran teil. Es wurden interessante Fragen vom Moderator und von den Teilnehmenden gestellt, was spannende Diskussionen ergab.
Einen herzlichen Dank an die Referenten für ihr Engagement sowie den Teilnehmenden für den offenen Austausch.
